Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

SUOMUSSALMEN URHEILUAMPUJAT RY jäsenten henkilötietojen käsittely

 

TIETOJENKÄSITTELY PÄHKINÄNKUORESSA

 

  • Suomussalmen Urheiluampujat käsittelee jäsenistön henkilötietoja yhdistystoiminnan ylläpitämiseksi, tapahtumien järjestämiseksi ja yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi.
  • Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti jäseneltä itseltään.
  • Yhdistys käsittelee vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeellisia Suomussalmen urheiluampujien määrittelemiä käyttötarkoituksia varten.
  • Henkilötietoja luovutetaan vuosittain Suomen Metsästäjäliitolle, joka käyttää tietoa SML:n jäsenyyden vahvistamiseksi sekä tarjoaa SML:n jäsenille jäsenetuja ja -palveluita.
  • Henkilötietoja luovutetaan vuosittain Suomen ampujainliitolle, joka käyttää tietoa SAL:n jäsenyyden vahvistamiseksi sekä tarjoaa SAL:n jäsenille jäsenetuja ja -palveluita.
  • Vain niillä Suomussalmen urheiluampujien edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä tai asemansa hoitamiseksi, on pääsy henkilötietoihin.
  • Jäsen eli rekisteröity voi itse vaikuttaa siihen, miten Suomussalmen urheiluampujat käsittelee jäsenen henkilötietoja. Tässä selosteessa kerrotaan rekisteröityjen oikeuksista ja siitä, miten oikeuksia voi käyttää.

 

1. REKISTERINPITÄJÄ

Suomussalmen Urheiluampujat ry Korpikuusentie 17 89800 Suomussalm kk

 

2 YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA

Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot:

Petri Mäkeläinen Korpikuusentie 17 89800 Suomussalmi kk Puh.0400-295359

Sähköposti: petri.makelainen1@luukku.com

 

Käsiteltävät henkilötiedot:

Jäsenluettelon pakolliset tiedot

  • Nimi
  • Kotipaikkakunta

Edellä mainittujen perustietojen antaminen Suomussalmen urheiluampujille on välttämätöntä, yhdistyslain edellyttämän jäsenluettelon ylläpitämiseksi.

 

Yhdistyksen toimintaan liittyvät tiedot:

Jäsenen yksilöintitiedot:

  • postiosoite (jäsenen valinnan mukaan työpaikalle tai kotiin)
  • kotimaa
  • matkapuhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • sukupuoli
  • syntymäaika
  • jäsennumero
  • jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
  • Tiedot jäsenen saamista etuuksista kuten Jahti-lehdestä, Digi-Jahdista ja Urheiluampuja-lehdestä
  • Vastaukset mahdollisesti järjestettyihin jäsenkyselyihin
  • Jäsenen erityistehtävät ja roolit yhdistyksessä
  • Jäsenmaksuihin liittyvät tiedot
  • Jäsenen suoramarkkinointikielto tai -suostumus
  • Jäsenen tietojenluovutuskielto tai –suostumus

 

3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Jäsenten henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:

  • jäsenluettelon ylläpitäminen
  • tapahtumien järjestäminen
  • jäsenmaksujen käsittely
  • kunniamerkkien myöntäminen
  • mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
  • yhteydenpito ja viestintä
  • yhdistyksen toiminnan yleinen kehitystyö

 

4 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

4.1 Lakisääteinen velvoite

Suomussalmen urheiluampujat käsittelee jäsenen henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, kun yhdistys laatii jäsenistä yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon.

4.2 Oikeutettu etu

Yhdistyksen oikeus käsitellä rekisteröidyn eli jäsenen henkilötietoja perustuu osin jäsenyyden synnyttämään oikeutettuun etuun.

Jäsenen voi kohtuudella olettaa tietävän, että yhdistys käsittelee hänen henkilötietojaan yhdistystoiminnan yhteydessä. Suomussalmen urheiluampujat on tehnyt intressipunninnan, jonka perusteella yhdistys on todennut, että jäsenien perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä yhdistyksen oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja jäsenyyden perusteella.

Jäsenellä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa Suomussalmen urheiluampujat arvioi, onko henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää jäsenen oikeudet ja edut.

4.3 Sopimus

Yhdistys käsittelee henkilötietoja myös sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi silloin, kun jäsen ilmoittautuu kilpailuun ja tekee Suomussalmen urheiluampujien kanssa sopimuksen hyväksymällä kilpailun ehdot.

4.4 Suostumus

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi jos jäseneltä pyydetään suostumus sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseksi taikka jäsenen kuva tai muita tietoja lisätään Suomussalmen urheiluampujien verkkosivuille. Lisäksi Suomussalmen urheiluampujat luovuttaa henkilötietoja toiselle rekisterinpitäjälle ajoittain jäsenen suostumuksen perusteella.

 

5 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJARYHMÄT

Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Tietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen Metsästäjäliitolle ja SAL:lle, jotka tarvitsevat tietoa jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä liiton jäsenyyteen liittyvien etujen ja palvelujen tarjoamiseksi sekä viestinnän ja markkinoinnin lähettämiseksi. Suomen Metsästäjäliitto  ja SAL luovuttavat jäsenen henkilötietoja edelleen yhteistyökumppaneille jotka tarjoavat Suomen Metsästäjäliiton ja SAL:n jäsenyyteen perustuvia etuja ja palveluita, kuten vakuutusyhtiölle ja polttoainealennuksen myöntäneelle huoltoasemaketjulle ja muille nykyisille ja tuleville yhteistyökumppaneille.

Suomen Metsästäjäliitto  ja SAL voi ajoittain luovuttaa markkinointiluvan antaneen jäsenen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle metsästykseen ja muuhun yhdistyksen toimintaan liittyviin markkinointitarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun:

  • Suomen Metsästäjäliitolle nettijäsenrekisterin ylläpitämiseksi
  • SAL:n nettirekisterin  (Suomisport) ylläpitämiseksi
  • IT-palveluiden toimittajille (Yhdistysavain)

 

6 HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

 

7 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Suomussalmen urheiluampujille lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Yhdistys säilyttää jäsenien henkilötietoja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenien henkilötietoja säilytetään 6 kuukauden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Tämänkin jälkeen Yhdistys säilyttää kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja 6 vuoden ajan tilikauden päättymisestä.

Yhdistys säilyttää tiettyjä jäsenten perustietoja (nimi, kotipaikka, jäsenyyden alku- ja päättymisvuosi ja kunniamerkit) pysyvästi Suomussalmen urheiluampujien historiikin laatimiseksi. Entinen jäsen voi kuitenkin vastustaa tai rajoittaa tällaisten tietojen käsittelyä perustellusta syystä.

 

8 REKISTERÖIDYN OIKEUDET: MITEN JÄSEN VOI VAIKUTTAA TIETOJEN KÄSITTELYYN?

Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä:

Petri Mäkeläinen sähköposti: petri.makelainen1@luukku.com

Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti kohdassa 2 viitatulle yhteyshenkilölle, Suomussalmen urheiluampujien puheenjohtajalle tai sihteerille.

Yhdistys voi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.

8.1 Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada Suomussalmen urheiluampujilta vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröity voi itse tutkia tietojaan Suomussalmen urheiluampujien sähköisessä jäsenrekisterissä.

8.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Suomussalmen urheiluampujia oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla Yhdistykselle lisäselvitystä postitse tai sähköpostitse.

Omia tietoja voi oikaista myös itse kirjautumalla jäsenrekisteriin omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla. Jäsenrekisteriin pääsee kirjautumaan Suomusalmen urheiluampujien nettisivujen kautta.

8.3 Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Suomussalmen urheiluampujia poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
  • rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
  • Suomussalmen urheiluampujat on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti henkilötiedot on poistettava yhdistykseen sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

8.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Yhdistys rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos

  • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi
  • Suomussalmen urheiluampujat käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
  • Suomussalmen urheiluampujat ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi
  • rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö yhdistyksen oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.

8.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Suomussalmen urheiluampujille toimittamat henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos

  • käsittely suoritetaan automaattisesti
  • käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

8.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointi-tarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.

8.7 OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.

9 OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja- asetukseen perustuvia oikeuksia.

10 MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU

Yhdistys kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja päivitetään Postin ilmoittamien osoitemuutosten sekä Suomen Metsästäjäliiton/SAL:n ja sen piirien muutosten perusteella silloin, kun jäsen on esittänyt päivitys- tai muutospyynnön Suomen Metsästäjäliitolle, Metsästäjäliiton piirille tai SAL:lle.

11 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan niillä yhdistyksen edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy Suomussalmen urheiluampujien käsittelemiin henkilötietoihin.